Secrétaire
Informations métier
Informations générales sur le métier
Définition
Le.la secrétaire réalise le traitement administratif de dossiers (saisie de courrier, mise en forme de document...) et transmet les informations (e-mail, notes...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable, selon l'organisation de l'entreprise.
Il ou elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure...) et peut coordonner une équipe.
Spécificités métier
Le métier de secrétaire ou assistant.e se décline notamment selon le type de structures, privées ou publiques, dans lequel il est exercé :
Assistant.e / Assistant.e administratif.ve
Secrétaire / Secrétaire administratif.ve
Secrétaire ou Assistant.e juridique
Secrétaire administratif.ve de collectivité territoriale / d'administration ou d'intendance universitaire / d'administration scolaire et universitaire (SASU)
Secrétaire bilingue/trilingue
Télésecrétaire
Assistant.e de direction
Accès au métier
Ce métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, technologique...) à Bac+2 (BTS Assistant de manager...) en secrétariat/assistanat, bureautique
ou avec un BEP dans le secteur tertiaire, complété par une expérience professionnelle. Toutefois, certaines entreprises ou administrations recrutent des profils sans expérience ni qualification, en assurant sur le terrain leur formation opérationnelle.
La maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur...) et numériques (Internet, messagerie...) est généralement exigée.
La pratique d'une ou plusieurs langues étrangères peut être requise.
Compétences de base
Général
Écologie
Numérique
Santé
Savoirs
Sténographie
Techniques de prise de notes
Outils bureautiques
Règles d’affranchissement du courrier
Modalités d'accueil
Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)
Savoirs-faire
Réaliser la gestion administrative du courrier
Saisir des documents numériques
Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
Organiser des déplacements professionnels
Définir des besoins en approvisionnement
Suivre l'état des stocks
Préparer les commandes
Compétences spécifiques selon les postes
Général
Écologie
Numérique
Santé
Savoirs
Terminologie juridique
Droit commercial
Normes rédactionnelles
Techniques de saisie avec dictaphone
Droit du travail
Logiciels comptables
Comptabilité générale
Savoirs-faire
Mettre à jour une documentation technique
Suivre les conditions d’exécution d’un contrat
Vérifier les conditions d’exécution d’un contrat
Archiver des dossiers et documents de référence
Indexer des dossiers et documents de référence
Suivre l’évolution d’un dossier professionnel
Construire un dossier professionnel
Saisir des documents juridiques
Réaliser un suivi administratif du personnel
Organiser la logistique des recrutements et des formations
Réaliser une gestion administrative
Réaliser une gestion comptable
Coordonner l’activité d’une équipe
Réaliser un suivi d’activité
Secrétaire
Métiers connexes
Liste des métiers connexes au métier
Secrétaire
En intérim
Informations liées à l’exercice du
métier spécifiquement en intérim
Contexte du métier
Le métier de secrétaire / assistant.e s'exerce au sein d'entreprises privées, d’établissements publics ou parapublics, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, équipe, clients…).
Avec le développement des solutions bureautiques et numériques (solutions d’agenda partagées, dictée numérique à reconnaissance vocale, signature électronique…), les personnels intègrent les tâches de secrétariat administratif dans leurs missions, diminuant le recours à un.e professionnel.le dédié.e et, par la même, aux besoins en intérim (remplacement, pré-embauche…).
Le niveau de qualification « Assistant.e de Direction » semble encore relativement stable et recherché, avec une dimension d’organisation logistique croissante.
Enjeux métier pour l’intérim
Métier
en mutation
en mutation
Le métier évolue en fonction des avancées du numérique qui réduit certaines missions (ex : work flow rendant caduque le circuit des parapheurs) et intensifie d’autres besoins en compétences (compétences organisationnelles, anticipation logistique, réactivité, appréhension d’une organisation complexe…).
Voir les autres métiers
en mutation
Evolution des compétences et des qualifications attendues
Le métier de secrétaire/assistant.e voit ses pratiques évoluer, impliquant l’intégration de compétences :
Gérer les outils technologiques de gestion de l’information, de planification et d’échange de données (work-flow, planification en ligne, dématérialisation, etc.)
Se positionner en qualité d’interface relationnelle, organisationnelle et communicationnelle entre les équipes, les services et/ou les directions
Appréhender des organisations complexes, intégrer les rôles de chacun et les principales relations professionnelles
Faire preuve de réactivité et de proactivité, vis-à-vis des responsables hiérarchiques, tout en rendant compte des initiatives engagées.
Ces besoins en compétences s’apparentent plus au profil d’assistanat de direction que de secrétariat administratif classique, qui figure de moins en moins dans les organisations de nombreuses entreprises privées ou établissements publics.
Métiers émergents / en développement
Assistant.e logistique de Direction
Assistant.e Affaires générales
